De koppeling van Accept Rapportage aan de boekhoudpakketten van Accept is uiteraard standaard aanwezig. Daarnaast kan in principe elk boekhoudpakket van elke leverancier worden gekoppeld. Voorwaarde is dat de financiële gegevens van dit pakket geëxporteerd kunnen worden. De meeste koppelingen zijn al standaard aanwezig. Mocht de koppeling met uw pakket nog niet bestaan, dan kan deze in de meeste gevallen simpel worden gecreëerd.

Omdat de koppeling van elk boekhoudpakket apart wordt opgeslagen, kunnen tegelijkertijd meerdere koppelingen worden ondersteund. Tijdens het werken aan een rapport, is het mogelijk om tussen de diverse koppelingen te switchen.

Slechts beperkt door uw computer hardware, kan Accept Rapportage een onbeperkt aantal rekeningschema’s opnemen in de basisbrugstaat. Door de structuur hiervan, kunnen vanuit een bestaand schema nieuwe schema’s worden gegenereerd die vervolgens waar nodig kunnen worden aangepast.

Accept Rapportage biedt uitgebreide mogelijkheden om 2 of meer administraties te consolideren. Het vergelijken van de cijfers, opnemen van hoofdstukken uit de onderliggende rapporten, het is allemaal probleemloos toe te passen.

U als gebruiker bepaalt welke cijfers in elk rapport komen en op welke wijze ze gepresenteerd dienen te worden. Dus ook voor tussentijdse rapportage bent u het, die bepaalt hoe een rapport eruit dient te zien. Elke door u gewenste periode kan hiervoor worden gehanteerd, bijvoorbeeld halfjaar- of kwartaalrapportages.

Er is niet zoiets als een standaard cursus voor Accept Rapportage. Elke cursus wordt op maat gegeven, afhankelijk van de kennis en de wensen van u als gebruiker. Een cursus is ook niet verplicht. Uiteraard adviseren wij wel om een startcursus te volgen. Zelfs voor deskundige gebruikers blijken er altijd functies en werkmethodes in Accept Rapportage te zijn die niet direct voor de hand liggen en het werken aan het rapport enorm kunnen vereenvoudigen en versnellen. En aangezien tijd geld is, zal het cursusgeld op deze manier snel terugverdiend zijn.

De licentie voor Accept Rapportage is inclusief ondersteuning. Dat betekent dat u zo vaak kunt bellen of mailen met uw vragen en problemen inzake het werken met Accept Rapportage. Hiervoor worden geen extra kosten in rekening gebracht.

Op elke gewenste plaats in het rapport kan een bijlage worden tussengevoegd. Door het aangeven uit hoeveel pagina’s deze bijlage bestaat, wordt hier ook rekening mee gehouden in de inhoudsopgave. De paginanummering loopt dus correct door.

Elk boekhoudpakket dat de mogelijkheid biedt om financiële gegevens te exporteren, kan worden gekoppeld aan Accept Rapportage. De meest gebruikte koppelformaten worden al standaard ondersteund. Mocht uw boekhoudpakket een afwijkend formaat hanteren, dan kunnen wij dit moeiteloos toevoegen aan de reeds bestaande koppelingen.

Accept Rapportage maakt gebruik van een zogenaamde basisbrugstaat. Hierin kunnen één of meer rekeningschema’s worden opgenomen. Deze rekeningschema’s kunnen geheel naar uw wensen worden ingericht.

In de meeste gevallen zal dit probleemloos kunnen. Uiteraard is Accept rapportage geen tovermiddel. Ondanks de vele mogelijkheden om cijfers en lay-out aan te passen, bestaat altijd de mogelijkheid dat bepaalde onderdelen van uw huidige rapport niet exact kan worden overgenomen. Maar zelfs dan bestaat nog de mogelijkheid om middels maatwerk een aangepast hoofdstuk voor u te maken. Afhankelijk van de vorm waarin dit gebeurt, zal dan uiteraard een bijdrage worden gevraagd hiervoor.

Accept Rapportage biedt de mogelijkheid om op elke bladzijde een zogenaamd watermerk aan te brengen. Standaard is dit de tekst ‘Concept’ welke, op de achtergrond, groot schuin over de pagina wordt geplaatst. Uiteraard is dit watermerk ook door uzelf in te stellen en dus te vervangen door uw eigen standaard.

Nee, Accept Rapportage is niet moeilijk in het gebruik. Onze ervaring, met inmiddels vele tevreden gebruikers, leert dat iedereen in staat is om snel en efficiënt een rapport te maken. Indien men al ervaring heeft met het werken met Microsoft Excel, zal het werken met Accept Rapportage veel herkenbaars opleveren. Dit is uiteraard niet vreemd, aangezien Accept Rapportage is gebouwd met gebruikmaking van de functionaliteit van Microsoft Excel.

Wij hebben voor u een demo licentie. Deze is geconfigureerd voor één gebruiker, één administratie en een geldigheidsduur van één maand. Mocht dit in uw situatie niet passend zijn dan kan, uiteraard in overleg, voor een andere samenstelling van de demo licentie worden gekozen.

U kunt de lay-out van het rapport aanpassen aan uw briefpapier. De marges van het rapport, maar ook van elke pagina afzonderlijk, zijn volledig instelbaar. Ook de paginanummering is volledig vrij instelbaar. U kunt dus bijvoorbeeld een eigen omslag gebruiken en de paginanummering op 3 laten beginnen.

Klik op Beheer > Administratie archiveren. Doorloop de Wizard om een archief te maken. De naam van het archiefbestand mag u zelf bepalen.Tip! Plaats bijvoorbeeld de huidige datum achter de naam van het bestand. Bijvoorbeeld in Amerikaanse datumnotatie. Hierdoor zal, bij sortering op naam, ook alles meteen op datum gerangschikt staan in de bestandenlijst. Voorbeeld ACCEPT 20110315 - kopie is gemaakt op 15 maart 2011.

U dient u ervoor te zorgen dat er geen administratie geopend is. Indien dit wel het geval is dan zal de administratie eerst gesloten dienen te worden. Via de menukeuze Beheer - Administratie archiveren (klik op pijltje) - Administratie terugplaatsen start u de Wizard. Indien u ervoor kiest om het archief met de naam ACCEPT 20110315 in de administratie ACCEPT terug te plaatsen dan zal er gemeld worden dat de namen niet overeenkomen. Indien het toch dezelfde administratie betreft dan kunt u doorgaan met terugplaatsen.

Het is aan te raden om vooraf een archief van de administratie te maken!
Kies voor Start - Tabellen - Perioden / boekjaren. Kies in het venster Perioden en boekjaren voor Actie - Aanmaken boekjaar. Doorloop de Wizard.

Dit heeft te maken met de presentatie van het boekjaar. Oftewel het boekjaar wat standaard als eerste wordt aangeboden. Kies voor Beheer - Administratie. Klikt u per ongeluk op het pijltje dan kiest u voor Administratiegegevens. In het venster Onderhoud administratie kunt u onderaan bij Presentatie boekjaar het gewenste boekjaar selecteren en hierna op de knop Opslaan klikken. Sluit hierna Accept af en start deze opnieuw op. Zo wordt de nieuwe instelling meteen geladen.

Kies voor Start - Dagboeken. De optie Automatische afsluitboeking aanmaken aanvinken indien het dagboek een saldo mag hebben. (bijvoorbeeld bij de dagboeken BANK en KAS) Hierna op Opslaan klikken. Mag het dagboek geen saldo hebben (bijvoorbeeld bij de dagboeken MEMO, VERKOPEN en INKOPEN) dan dient u ervoor te zorgen dat de optie niet aangevinkt is.

Er zijn twee mogelijkheden. U stelt dit in op bedrijfsniveau of op administratieniveau.
De laatste methode is vaak het prettigst. In een archief worden dan ook de instellingen en teksten meegenomen. Ook is het dan mogelijk om sneller de teksten en layout aan te passen aan uw wensen. Bij de eerste methode betekent dat dit voor alle administraties geldt.

De eerste stap is om dit op administratie-niveau te krijgen. Kies voor Beheer - Bedrijf (klik op pijltje) - Instellingen. Klik op de map Sjablonen. Bij Aanmaningen ziet u dat dit op Licentie staat ingesteld. Klik op Licentie. Klik nu op achteraan op het driehoekje/pijltje. Dubbelklik op Administratie. Druk nu op de enter-toets. Klik nu op de knop Opslaan en bevestig door op Ja te klikken. Sluit het venster.

Kies voor Uitvoer - Openstaande posten (klik op pijltje) - Aanmaningen.
Ook mogelijk vanuit de debiteurenkaart. Kies dan voor Uitvoer (klik op pijljte) - Aanmaningen.

Klik op Tabblad Instelllingen. U ziet dat u eigenlijk over 9 teksten kunt beschikken.
Klik onderaan op de knop Instelling aanmaning.
Bij aanmaningen ziet u het volgende staan:
Niet verstreken posten, deze optie staat aan. Dat betekent dat openstaande posten die nog niet zijn verstreken ook mee worden genomen in de afdruk. Verstreken posten krijgen het *-teken mee, de niet-verstreken posten krijgen *-teken niet mee. Houd hier rekening mee bij uw aanmaningsteksten.
Bij achtergrond kunt u uw briefpapier (plaatje in A4 formaat, bestandsformaat BMP of JPG) mee afdrukken. Optie Alleen PDF aan vinken indien u het per e-mail gaat verzenden.
Marges worden in centimeters weergegeven. Gemeten vanuit de hoekpunt van uw papier.
Teksten vastleggen (Aanhef, brieftekst en slottekst). Ga naar de betreffende map (Map Aanmaningen kunt u openen door op het plusje te klikken).
Kies voor Aanhef. Bij optie [Tekst (1)] bij Herinnering ziet u de standaard tekst staan Geachte klant. Klik op deze tekst, achteraan in het vak ziet u nu een vierkantje verschijnen met wat krabbels. Klik hierop om de tekst aan te passen. Bijvoorbeeld in Geachte relatie, hierna klikt u op OK, druk op de enter-toets en kies voor Opslaan. Klik vervolgens op Ja. Ook zo de andere teksten aanpassen. Tip! Bij brieftekst een korte zakelijke mededeling plaatsen.

Bijvoorbeeld:
Uit onderstaand overzicht blijkt dat de posten gemarkeerd met * nog niet zijn voldaan. Gelieve te voldoen binnen .. . dagen o.v.v. factuurnummer en debiteurennummer.Indien betaling reeds heeft plaatsgevonden dan kunt u deze brief als niet verstuurd beschouwen.

Het betreft hier een zogenaamde Auditfile. In zo’n Auditfile zitten uw dagboekcodes en dagboekomschrijvingen, debiteur- en crediteurgegevens, grootboekrekeningen en de financiële mutaties. Kies voor Start - Export Auditfile.
Indien u op het pijltje klikt dan kunt u er ook voor kiezen om een Auditfile 3.x te exporteren. Doorloop de Wizard. Selecteer ook het juiste boekjaar. Bestand kunt u dan aanleveren bij de belastingdienst.

Er zijn twee soorten ’begin’ balansen in Accept.
De Startbalans. Dit is uw beginsituatie van het eerste boekjaar.
De Tussenbalans. Hier kunt u resultaat gaan verdelen, herwaarderingen boeken, etc.

Startbalans
Open het boekingsvenster. Kies onderaan voor Actie - Startbalans boekjaar. Hier kunt u de beginstanden ingeven van de dagboeken die een saldo mogen hebben en van andere balansrekeningen en openstaande posten debiteuren en crediteuren
Kunt u dus bijvoorbeeld niet de beginstand ingeven van uw bankboek controleer dan of uw dagboek wel een saldo mag hebben.

Tussenbalans
Open het boekinsgvenster en kies voor Actie - Mutaties tussenbalans.
Nadat u boekjaar X heeft afgesloten en een nieuw boekjaar X+1 heeft aangemaakt en boekjaar X is helmaal klaar dan kunt u via de tussenbalans op boekjaar X de beginbalans van boekjaar X+1 aanpassen. Hier kunt u dus het resultaat gaan verdelen over vennoten en verschillende reserves. Ook eventueel BTW rekeningen op nul zetten en herwaardering voor gebouwen boeken. Let op de info die de wizard u geeft.

Dit hoeft niet zo te zijn. Uitdraai openstaande posten staat “los” van de financiële administratie. U kunt wel enig voorwerk zelf verrichten.
Als eerste controleert u uw saldibalans of deze in evenwicht is.
Uitvoer - Saldibalans. Optie Controle aanvinken en kies voor Voorbeeld. Meteen een voorbeeld dan is de administratie in evenwicht. Foutmelding dat deze niet in evenwicht is dan administratie archiveren en opsturen ter controle.
Ten tweede. Vaak betreft de aansluiting van een vorig boekjaar. Naast peildatum 31-12-…. Dat u opgeeft dient ook de optie Selectie peildatum aangevinkt te staan en filter tot en met datum dient ook aan te staan met dezelfde datum 31-12-…..  Vaak ziet u dan dat alles goed aansluit.
Als laatste kunt u controleren door de saldibalans te bekijken en een uitdraai van een OP-lijst te maken met als bijvoorbeeld peildatum 31-12-2050. Want misschien is er wel op een verkeerde datum geboekt.
Indien u twijfelt dan kunt u altijd een archief opsturen ter controle.

Ga naar het Facturatie (Declaratie) venster. Klik onderaan op de knop Actie en kies voor Instellingen. Open map Facturatie (Declaratie) door op plus te klikken. Klik nu op de map Algemeen. Bij optie [Nummer] Kunt u nummering aanpassen van Order/Factuur of Concept/Declaratie. Let ook op het masker wat u gebruikt.
Bijvoorbeeld 130000 vastleggen. Eerst volgende order/factuur nummer zal dan 130001 worden.
Bij jaarwissel goed opletten! Sommige orders/concepten zijn vastgelegd in december op boekjaar X. Bij wijziging status naar Factuur (Declaratie) zal dit nog steeds boekjaar X zijn. Indien u factureert (declareert) in boekjaar X+1 dan dient u de betreffende facturen (declaraties) op het juiste boekjaar te zetten.
Bij doorboeken naar de financiële administratie is het aan te raden eerst de facturen (declaraties) van boekjaar X te doen. En hierna voor boekjaar X+1.

• Op administratieniveau. Kies voor Elektronische aangifte - Elektronische aangifte. Open de map berichten. Kies voor Postvak uit. Vink het bericht aan en kies dan voor Actie - Klaarzetten voor verzending. Nu wordt het bericht naar een hoger niveau getild, kantoorniveau.
• Op kantoorniveau. Kies voor Elektronische aangifte. - Elektronische aangifte (Kantoor). Open de map Berichten. Kies voor Postvak te verzenden. Bericht aanvinken. Kies voor Actie -Verzenden
• Ophalen bericht bij belastingdienst (kantoorniveau!). Doe dit bijvoorbeeld de volgende dag. Kies voor Elektronische aangifte - Elektronische aangifte (Kantoor). Open de map Berichten. Klik op Postvak retour. Kies voor Actie - Ophalen retourberichten. Hierbij krijgt u bericht of het is afgekeurd, spreekt voor zich. Bij goedgekeurd wil dit alleen maar zeggen dat het technisch gezien alles in orde is. Het zegt niks over de bedragen.